kwaliteitsmanagementsoftware

 

Kwaliteitsmanagement software anno ISO9001:2015

 

Kwaliteitsmanagementsoftware: wat verandert ISO 9001:2015 in het gebruik van software tools bij kwaliteitsmanagement conform de kwaliteitsnorm ISO 9001. (En natuurlijk ook bij ISO 14001:2015, ISO 27001:2022, ISO ...)
Enkele belangrijke elementen passeren hieronder de revu.

Allereerst het nieuwe en verplichte proces van risicomanagement binnen het kwaliteitsmanagement. Het is een cyclisch proces, dat periodiek (vaak jaarlijks) moet worden herhaald: risico's (her)beoordelen, maatregelen vaststellen, risicobehandelplan actualiseren en tot slot het restrisico vaststellen. Om dit goed in de organisatie te verankeren is meer nodig dat een simpele spreadsheet. Zeker als er meerdere belanghebbenden erbij betrokken zijn, die elk hun eigen acties hebben. In Proware (een applicatie binnen het Metaware platform) zijn de cycli van de documentatie en het risicomanagement geïntegreerd met de software module Risicomanagement. Bekijk de video voor meer duidelijkheid.

Toegankelijkheid van de documentatie (beleid, procesbeschrijvingen, procedures, werkinstructies, ..) is verder steeds belangrijker geworden binnen kwaliteitsmanagement. Met de nieuwe ISO9001:2015 norm is een verschuiving opgetreden naar organisatiebreed  begrepen beleid en bekendheid met relevante (proces)documentatie. De inmiddels bekende 'gedocumenteerde informatie'.Top management speelt hier een belangrijke rol in.
Inzicht in de lifecycle van de verschillende (kwaliteits)documenten is daarbij zeer waardevol. Aangevuld met operationele gegevens omtrent het gebruik van documenten, kan management hier op sturen om ‘kwaliteit tussen de oren’ van alle medewerkers te krijgen.

De verplichte 6 procedures uit ISO9001:2008 zijn verdwenen, maar daarvoor in de plaats is de al eerder genoemde ‘gedocumenteerde informatie’ gekomen. Documentatie blijft dus nodig binnen kwaliteitsmanagement en wel op de volgende gebieden.
(Klik hier voor een digitale checklist ISO 9001:2015)

 

    Norm kwaliteitsmanagement systemen
PDCA cirkel Paragraaf ISO 9001:2015
Plan 4.3 Het toepassingsgebied van het kwaliteitsmanagement systeem vaststellen
4.4 Kwaliteitsmanagementsysteem en de processen ervan
5.2.2a Kwaliteitsbeleid
6.2.1 Kwaliteitsdoelstellingen en de planning om ze te bereiken
7.1.5 Middelen voor monitoring en meten
7.1.5 Beheersing van monitorings- en meetuitrusting
7.2 Competentie
     
Do 8.1e Operationele planning en beheersing
8.2.3 Beoordeling van eisen van producten en diensten
8.3.2g Planning van ontwerp- en ontwikkeling
8.3.5 Ontwerp- en ontwikkelingsoutputs
8.3.6 Wijzigingen met betrekking tot ontwerp en ontwikkeling
8.4.1 Beheersing van extern geleverde processen, producten en diensten
8.5.1 Beheersing van productie en het leveren van dienstverlening
8.5.2 Identificatie en naspeurbaarheid
8.5.6 Beheersing van wijzigingen
8.6 Vrijgave van producten en diensten
8.7 Beheersing van afwijkende outputs
     
Check 9.1.1 Monitoren, meten, analyseren en evalueren
9.2 Interne audits
9.3.1 Directiebeoordeling
     
Act 10.2.2 Afwijkingen en corrigerende maatregelen
     
PDCA cirkel Paragraaf ISO 9001:2015

 

Kortom meer vrijheid in de inrichting van alle documentatie, maar beheersing van de benodigde documentatie blijft. En risicomanagement hoort daarbij.

Kwaliteitsmanagementsoftware als platform

Je kwaliteitssysteem is er al sinds de 90-er jaren. Eerst als papieren handboek bij alle afdelingsmanagers, veel te gedetailleerd omdat iedereen al zijn werkzaamheden had vastgelegd. Later werden het digitale pdf-documenten op de centrale schijf. Word documenten hadden de auteurs en zij maakten de pdf's. Maar alles nog te gedetailleerd. Risico-gebaseerd sturen op je doelen werd de nieuwe aanpak. Als je weet waar je risico's liggen, wat je doelen zijn en hoe je zelf presteert, heb je focus. Je kan je richten op de belangrijke zaken en onnodige ballast in je beschreven managementsysteem, het oude 'handboek', weglaten. Je gaat het beschreven managementsysteem koppelen met de verkregen registraties.
Wat eerst je (kwaliteits)handboek was, is nu een managementsysteem platform. Meeromvattend: kwaliteit, veiligheid, milieu, informatiebeveiliging, .. Het is een geïntegreerde omgeving voor de beschreven processen, de risico-analyse met beheersmaatregelen, alle workflow processen en 'last but not least' de prestaties - het dashboard.

 

Managementsysteem - de volwassenheidsstadia

Goed om te weten waar je staat. Op hoofdlijnen zijn de stadia van een managementsysteem in een aantal stappen te beschrijven:

  1. Ad hoc
    Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
    Tooling: Dit stadium zijn we al gepasseerd.
     
  2. Reactief
    Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
    Tooling: Een simpel kwaliteitssysteem voor een beperkt aantal mensen
     
  3. Gemanaged
    Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld. 
    Tooling: Versiebeheer actief, revisie uitgerold, navigatiestructuren, auditsystematiek, registratie, checklist ISO9001
     
  4. Proactief
    Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen. 
    Tooling: Monitoring gebruik managementsysteem, rapportages; incident – > problem, 5W’s / 8D, risico-proces, diverse workflows voor checklisten, beoordelingen, goedkeuringen
     
  5. Geintegreerd en geoptimaliseerd.
    Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken. 
    Tooling: Geintegreerde omgeving, kennisbank, risico-analyse op relevante plaatsen/activiteiten, risico-caroussel, kwaliteitskalender, FOBO - analyses, dashboards concept kwaliteitssysteem

 

Functionaliteiten

Een managementsysteem is breed van opzet: de beschrijving van de processen versus de operationele uitvoering. In feite de bekende slogan: 'Zeg wat je doet en doe wat je zegt.' Een managementsysteem is dan ook opgebouwd uit verschillende componenten: het beschrijvende deel met documentmanagement en referenties naar vereiste norm-items, het risico-overzicht inclusief risicobehandelplan en dan alle gerelateerde control processen (afhandeling afwijkingen, audits, klachtenprocedure, check operational excellence, ..).

Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een volwassen kwaliteitsmanagementsoftware:

Navigatie / zoeken
  • Index van alle documenten
  • Overzichten per functie, proces, norm-item, ..
  • Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
  • Laatst door mij geraadpleegd
  • Trending documenten binnen de organisatie
  • Recent gezocht binnen de organisatie
  • ‘Full text search’ met filtering en zoeksuggesties
Workflow sturing
  • Workflowprocessen voor beoordeling, autorisatie, wijziging
  • Zelf te definiëren workflow indien nodig
  • Leesbevestiging als registratie belangrijk is (bv veiligheidsinstructies)
  • Kwaliteitskalender om activiteiten te structuren
Risico gebaseerd
  • Overzicht bedreiging, risico's met classificatie
  • Beheersmaatregelen voor risicomitigatie
  • Effectiviteitsbeoordeling van operationele maatregelen
Integratie
  • Samenbrengen 'zeg wat je doet' en 'doe wat je zegt'
  • Documentatie en registratie in een
  • Eén platform als toegang, maar gekoppeld met andere omgevingen
  • Toegang vanaf verschillende devices: desktop, tablet, mobiel
Uitbreidbaar
  • Zelf te definiëren formulieren
  • Meerdere toepassingen binnen hetzelfde platform
  • Voor elk werkgebied, activiteit en eigen werkomgeving
Monitoring
  • Raadplegingen per document, per type, per periode
  • Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
  • Nooit gebruikte documenten
  • Weten waar naar wordt gekeken
  • Zelf te definiëren grafieken
  • Gepersonaliseerd widgets
  • Zwakheden registreren en specifiek monitoren
Keten / mobiel
  • Voor klanten, die moeten 'meekijken'
  • Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
  • Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
  • Op de projectlocatie, op je telefoon
  • Aan het bed van de client, op je tablet

 

Geïnteresseerd in kwaliteitsmanagementsoftware?
Zet voor de aardigheid als proef in 60 seconden ons platform klaar, softwaretool voor managementsystemen: documentatie, risico-analyse, klachten, probleemmeldingen, audits, leveranciersmanagement, ... En zoek de verschillen met je huidige werkwijze ...
 

Klik voor een impressie van het Metaware platform op onderstaande video.

 

Demo systemen:

Log automatisch in bij één van de demo systemen en ervaar hoe het werkt:

ISO 9001 - Kwaliteit en risicomanagement 

HKZ - Kwaliteit Zorg

VCA - Veiligheid 

ISO 27001 - Informatiebeveiliging 

BIO - Baseline Informatiebeveiliging Overheid

NEN 7510 - Informatieb